Pflegezeit im Kleinbetrieb: Ansprüche unter 15 und 25 Beschäftigten

Welche Pflege-Freistellungen gibt es?

Das Pflegezeitgesetz und das Familienpflegezeitgesetz kennen vier Formen der Freistellung für die Pflege naher Angehöriger. Sie unterscheiden sich in Dauer, Umfang und vor allem darin, ab welcher Unternehmensgröße ein Rechtsanspruch besteht. Für Kleinbetriebe ist diese letzte Spalte die entscheidende.

Für die Betreuung minderjähriger pflegebedürftiger Kinder gelten dieselben Schwellen, die Betreuung darf auch außerhäuslich stattfinden (§ 3 Abs. 5 PflegeZG, § 2 Abs. 5 FPfZG). Pflegezeit und Familienpflegezeit zusammen dürfen 24 Monate je pflegebedürftigem Angehörigen nicht überschreiten.

Nahe Angehörige im Sinne beider Gesetze sind nach § 7 Abs. 3 PflegeZG unter anderem Eltern, Schwiegereltern, Stiefeltern und Großeltern, Ehe- und Lebenspartner sowie Partner einer eheähnlichen Gemeinschaft, Geschwister und deren Ehe- oder Lebenspartner, Kinder, Adoptiv- und Pflegekinder, Schwiegerkinder und Enkel. Pflegebedürftig ist, wer die Voraussetzungen der §§ 14 und 15 SGB XI erfüllt; für die kurzzeitige Arbeitsverhinderung genügt es, dass diese Voraussetzungen voraussichtlich vorliegen.

Was gilt in jedem Kleinbetrieb: die zehn Tage nach § 2 PflegeZG

Beschäftigte dürfen bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernbleiben, wenn das erforderlich ist, um für einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen in einer akut aufgetretenen Pflegesituation eine bedarfsgerechte Pflege zu organisieren oder die pflegerische Versorgung in dieser Zeit sicherzustellen. Eine Mindestgröße des Arbeitgebers sieht § 2 PflegeZG nicht vor. Das Recht besteht damit auch im Handwerksbetrieb mit drei Angestellten und gegenüber Minijobbern.

Es handelt sich um ein Leistungsverweigerungsrecht, keinen Urlaubsantrag: Eine Zustimmung des Arbeitgebers ist nicht erforderlich. Die Pflichten liegen auf Seiten der Beschäftigten, und sie sind schlank:

• Unverzügliche Mitteilung der Verhinderung und ihrer voraussichtlichen Dauer (§ 2 Abs. 2 Satz 1 PflegeZG).
• Nachweis auf Verlangen: eine ärztliche Bescheinigung oder die Bescheinigung einer Pflegefachperson über die Pflegebedürftigkeit und die Erforderlichkeit der Maßnahmen (§ 2 Abs. 2 Satz 2 PflegeZG).
• Akuter Anlass: Gemeint sind plötzlich eintretende Situationen – etwa die Entlassung aus dem Krankenhaus ohne geregelte Versorgung –, nicht die laufende Pflege über Monate.

Die zehn Tage sind eine Obergrenze, kein Kontingent, das automatisch abgerufen wird: Freigestellt ist nur, soweit es zur Organisation der Pflege erforderlich ist. In der Praxis klären sich die meisten Fälle in wenigen Tagen. Für den Dienstplan bedeutet das einen kurzfristigen Ausfall, der wie eine Krankmeldung behandelt werden muss – planbar ist er nicht.

Wer bezahlt die zehn Tage?

Der Arbeitgeber ist zur Fortzahlung der Vergütung nur verpflichtet, soweit sich das aus anderen gesetzlichen Vorschriften oder einer Vereinbarung ergibt (§ 2 Abs. 3 PflegeZG). Die wichtigste dieser anderen Vorschriften ist § 616 BGB: Danach behalten Beschäftigte ihren Lohn, wenn sie für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit aus einem in ihrer Person liegenden Grund ohne Verschulden verhindert sind. Die Pflege eines nahen Angehörigen kann ein solcher Grund sein, für wenige Tage ist ein Anspruch dann möglich.

§ 616 BGB ist allerdings vertraglich abdingbar, und viele Arbeits- und Tarifverträge schließen ihn aus oder begrenzen ihn. Für den Kleinbetrieb ergibt sich daraus eine einfache Prüfreihenfolge:

Das Pflegeunterstützungsgeld nach § 44a Abs. 3 SGB XI wird für bis zu zehn Arbeitstage je Kalenderjahr gezahlt, und zwar von der Pflegekasse oder dem privaten Versicherungsunternehmen der pflegebedürftigen Person, nicht vom Betrieb. Machen mehrere Beschäftigte den Anspruch für denselben Angehörigen geltend, teilen sie sich die zehn Tage. Die Höhe richtet sich nach den Regeln für das Kinderkrankengeld: in der Regel 90 Prozent des ausgefallenen Nettoarbeitsentgelts, begrenzt auf 70 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze. Der Antrag ist unverzüglich zu stellen, mit derselben Bescheinigung, die auch dem Arbeitgeber vorgelegt werden kann.

Eine Erstattung aus der Umlage U1 gibt es für diese Tage nicht – das Ausgleichsverfahren deckt Entgeltfortzahlung bei Krankheit, nicht bei der Pflege von Angehörigen. Wie die U1 funktioniert, steht im Beitrag Umlage U1: Lohnfortzahlung erstatten lassen.

Wie werden die Schwellen von 15 und 25 gezählt?

Beide Gesetze knüpfen an Arbeitgeber mit „in der Regel“ 15 beziehungsweise 25 oder weniger Beschäftigten an. Daraus folgen vier Zählregeln, die sich von der Schwelle des Kündigungsschutzgesetzes unterscheiden:

1. Kopfzahl, keine Anteile. Teilzeitkräfte und Minijobber zählen voll, eine anteilige Gewichtung nach Wochenstunden wie in § 23 KSchG gibt es nicht.
2. Auszubildende unterschiedlich. Beim Pflegezeitgesetz zählen die zur Berufsbildung Beschäftigten mit, weil § 7 Abs. 1 PflegeZG sie ausdrücklich zu den Beschäftigten rechnet. Beim Familienpflegezeitgesetz bleiben sie nach § 2 Abs. 1 Satz 4 FPfZG außen vor.
3. Arbeitgeber, nicht Betrieb. Maßgeblich ist der Vertragsarbeitgeber. Zwei Filialen derselben GmbH werden zusammengerechnet.
4. „In der Regel“. Entscheidend ist die normale Personalstärke, nicht ein Stichtag mit Saisonaushilfen oder Vertretungen.

Das zweite Beispiel zeigt den häufigsten Irrtum: Eine einzige Auszubildende kann den Pflegezeitanspruch auslösen, während sie für die Familienpflegezeit nicht zählt. Wer die Zählweise beim Teilzeitanspruch kennt, findet dort eine dritte Variante – der Beitrag Anspruch auf Teilzeit im Kleinbetrieb erklärt die 15er-Schwelle des § 8 TzBfG, die Auszubildende wiederum nicht mitzählt.

Pflegezeit unter der Schwelle: der Antrag auf Vereinbarung

Unterhalb der Schwellen besteht kein Anspruch, aber auch kein Freiraum ohne Regeln. Beschäftigte von Arbeitgebern mit in der Regel 15 oder weniger Beschäftigten können den Abschluss einer Vereinbarung über Pflegezeit oder eine sonstige Freistellung beantragen (§ 3 Abs. 6a PflegeZG); bei 25 oder weniger Beschäftigten gilt dasselbe für die Familienpflegezeit (§ 2a Abs. 5a FPfZG). Für den Betrieb heißt das:

• Antwort binnen vier Wochen nach Zugang des Antrags.
• Begründung bei Ablehnung. Der Betrieb darf ablehnen, muss aber sagen, warum. Eine Rechtfertigung durch „dringende betriebliche Gründe“ wie beim Anspruch verlangt das Gesetz nicht.
• Bei Zustimmung gelten die Gesetzesregeln entsprechend: Nachweis der Pflegebedürftigkeit durch Pflegekasse oder Medizinischen Dienst, schriftliche Vereinbarung über Umfang und Verteilung der Arbeitszeit bei teilweiser Freistellung, Höchstdauer und Gesamtdauer.
• Förderung: Auch bei einer vereinbarten Freistellung können Beschäftigte das zinslose Darlehen des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben beantragen (§ 3 Abs. 1 Satz 2 FPfZG).

Das Darlehen beträgt die Hälfte der Differenz zwischen den pauschalierten Nettoentgelten vor und während der Freistellung, bei vollständiger Pflegezeit begrenzt auf den Betrag, der bei 15 Wochenstunden zu zahlen wäre; ein geringerer Betrag ist möglich, mindestens 50 Euro im Monat. Den Antrag stellen die Beschäftigten selbst, der Betrieb bescheinigt Arbeitszeit und Entgelt.

Aus Sicht eines kleinen Teams ist die teilweise Freistellung oft die tragfähigere Lösung als ein halbes Jahr Totalausfall. Eine Reduzierung auf feste Tage lässt sich im Dienstplan abbilden, und Wissen bleibt im Betrieb. Gesprächsbereitschaft vor der schriftlichen Antwort spart Konflikte, denn die Begründung einer Ablehnung wird im Streitfall gelesen.

Politisch diskutiert wird seit Längerem ein Familienpflegegeld als Lohnersatz. Ein beschlossenes Gesetz gibt es dazu mit Stand 8. November 2026 nicht; es gelten die hier beschriebenen Regeln.

Kündigungsschutz auch im Kleinbetrieb

Der Sonderkündigungsschutz des § 5 PflegeZG ist die Regel, die kleine Betriebe am häufigsten übersehen, weil sie das Kündigungsschutzgesetz erst ab mehr als zehn Beschäftigten kennen. § 5 PflegeZG enthält keine Betriebsgrößenschwelle.

In dieser Zeit darf der Arbeitgeber nicht kündigen. Nur in besonderen Fällen kann die für den Arbeitsschutz zuständige oberste Landesbehörde oder eine von ihr bestimmte Stelle die Kündigung ausnahmsweise für zulässig erklären (§ 5 Abs. 2 PflegeZG). Über die Familienpflegezeit gilt der Schutz entsprechend (§ 2 Abs. 3 FPfZG).

Sozialversicherung, Meldungen und Urlaub

Bei vollständiger Freistellung ohne Entgelt endet die versicherungspflichtige Beschäftigung früher, als viele Betriebe annehmen. Die übliche Regel, nach der eine Beschäftigung ohne Arbeitsentgelt noch einen Monat als fortbestehend gilt, ist für die Pflegezeit nach § 3 PflegeZG und für den Bezug von Pflegeunterstützungsgeld ausdrücklich ausgeschlossen (§ 7 Abs. 3 Satz 3 und 4 SGB IV). Die Meldung an die Krankenkasse ist entsprechend zeitnah abzugeben; die Lohnabrechnung sollte vor Beginn der Freistellung informiert sein.

Für die Beschäftigten springen andere Träger ein: Wer vollständig freigestellt ist und nicht familienversichert werden kann, erhält auf Antrag Zuschüsse der Pflegekasse zur Kranken- und Pflegeversicherung (§ 44a Abs. 1 SGB XI). Rentenversicherungsbeiträge zahlt die Pflegekasse für Pflegepersonen, die einen Angehörigen ab Pflegegrad 2 wenigstens zehn Stunden wöchentlich an mindestens zwei Tagen pflegen und regelmäßig nicht mehr als 30 Stunden wöchentlich erwerbstätig sind (§ 44 Abs. 1 SGB XI).

Beim Urlaub darf der Arbeitgeber den Jahresanspruch für jeden vollen Kalendermonat der vollständigen Freistellung um ein Zwölftel kürzen (§ 4 Abs. 4 PflegeZG). Bei einer teilweisen Freistellung gibt es keine Zwölftelung; ändert sich die Zahl der Arbeitstage pro Woche, wird der Anspruch umgerechnet. Wie diese Umrechnung funktioniert, zeigt der Beitrag Urlaubsanspruch berechnen.

Pflege-Freistellung in Stundenkonto und Dienstplan

Die Zeiterfassung muss die vier Formen unterscheiden, weil sie unterschiedlich auf Sollzeit, Lohn und Fristen wirken. Wer alles als „Sonderurlaub“ bucht, verliert im Streitfall den Nachweis, welche Regel galt.

Unbezahlte Abwesenheit darf nicht als Minusstunden im Arbeitszeitkonto landen – die Sollzeit entfällt, statt dass ein Defizit entsteht. Warum das wichtig ist, erklärt der Beitrag Minusstunden im Arbeitszeitkonto. Ein vorhandenes Guthaben sollte vor einer längeren Freistellung geklärt werden: Ob es vorher abgebaut, ausgezahlt oder eingefroren wird, gehört in die schriftliche Vereinbarung. Grundsätze zum Kontoführen stehen unter Stundenkonto und Überstunden im Kleinbetrieb.

Bei der Familienpflegezeit kommt eine Grenze hinzu, die die Zeiterfassung überwachen sollte: Die verringerte Arbeitszeit muss wöchentlich mindestens 15 Stunden betragen, bei schwankender Verteilung im Durchschnitt eines Zeitraums von bis zu einem Jahr (§ 2 Abs. 1 FPfZG). Ein Wochenbericht mit dem Durchschnitt seit Beginn macht diese Grenze sichtbar.

Checkliste für den Kleinbetrieb

1. Belegschaft zählen – zweimal: mit Auszubildenden für das PflegeZG, ohne für das FPfZG.
2. Arbeitsverträge prüfen, ob § 616 BGB ausgeschlossen ist. Davon hängt ab, wer die zehn Tage bezahlt.
3. Kurzzeitige Verhinderung nie ablehnen, sondern nur Mitteilung und auf Wunsch Bescheinigung verlangen.
4. Anträge auf Vereinbarung mit Eingangsdatum erfassen und die Vier-Wochen-Frist im Kalender setzen.
5. Ablehnungen schriftlich begründen, mit konkreten betrieblichen Umständen statt Formeln.
6. Kündigungsschutzzeitraum vermerken, einschließlich der zwölf Wochen vor angekündigtem Beginn.
7. Lohnabrechnung vorab informieren, weil die Ein-Monats-Regel des § 7 Abs. 3 SGB IV nicht greift.
8. Eigene Abwesenheitsarten anlegen und das Stundenkonto vor Beginn mit Saldo abschließen.

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